しかし、この報告書が自分のやって来たことであり、いかに相手に上手く伝わるかで、自分の評価が決まるのです。
まさに、報告書こそ自分の日々の履歴なのです。
もちろん、入社間もない新人に記録、知識共有等、様々な役割を含む報告書が書けるかと言うとそうはいきません。
そこには、トレーニングが必要になってきます。
簡潔で、ポイントを押さえた説得力のある報告書を作成できるまでには、それこそ「叩かれながら」覚えていかなくてはなりません。
報告書は、自分の仕事力、思考のプロセス、未来を見通す力、創意性、クリエイティビティ、対処能力とスピード感までが、そっくりそのまま表れると言っても言い過ぎではありません。
では、いい報告書とはどのような報告書でしょうか?
よくある報告書は、実際に起こったことばかりを羅列している報告書です。
これでは、過去の経緯や未来に向けての対処方法が全く見えません。
優れた報告書とは...
「過去-現在-未来」の視点でまとめられていることです。
「過去」誰がどこで何をしたのか、その中でどのような話しが出たのか、そこから始める。ここで重要なのは真実をそのまま伝えるということです。
「現在」過去の事実から現在、何をすべきで、それを実現するための課題は何で、解決する為にはどうしたらいいのかという内容を含む。
そして「未来」。
優れた報告書であればあるほど、最終的に「未来」にフォーカスされていなくてはならない。
今後の情勢の変化、未来に起こりえること、その状況での会社の将来像と進むべき方向性まで示してること。
「過去-現在-未来」の一貫したストーリー性で事実と説明、意見、確信、代案、創意的な提案、展望が合わさっていれば、「優れた」の域を超え、「自分の顔」と言えるものなのです。
「自分の顔」と言える報告書とは、「意思決定が含まれている」ということです。