上司は例外なく、「要点をまとめて話して欲しい」と思っています。
プレーイングマネージャーが多い昨今、ダラダラと話されると時間的にもったいないし、気分的にもイライラします。
上司が忙しいときはなおさらです。
一方、部下の方も好き好んで長く話している訳ではなく、むしろ要点をまとめて話したいと思っているのです。
しかし、これが意外と難しい。
その為には、二つのハードルを越えなくてはなりません。
一つ目は、「意識」。
「後で、これも言っておけばよかったと後悔するかも...」
という不安。
「念のために言っておいた方が...」という“誘惑”を断ち切ることが、簡潔に話すことのスタートなのです。
もう一つは、「能力」。
「話しを要約できる能力」があけば、要点をまとめることができます。
よく企業が管理職登用試験に小論文を用いているのはこのことが関係しているのです。
当社でも一年に一回レポートを提出してもらっていますが、話しの要約が出来る人は、文章もキチンと相手に分かり易く書くことができています。
また、当社社員のブログでもその能力が高いか低いかもよく分かります。
このように、「意識」と「能力」で要点をまとめることが可能となるのです。
これには、日頃からの研鑽が必要です。
常に気に掛けて、Eメールやブログといったもので能力を磨かなくてはいつまで経ってもダラダラと話す人のままです。
要点をまとめる目安としては、A4版の横書きで１行あたり40文字程度ですから、3行目の途中ぐらいで終わらせると、読み手としても理想型と言えるでしょう。
また、話し方については、「一言で言うと」というフレーズをつかうと、次の一言にまとめた言葉を使わなくてはならないので、自分を追い込んで、言葉を絞り出す訓練になり能力も向上します。
それでも難しい人は、最後の一手として「メモ書き」があります。
話す前に要点をまとめて上司に渡してから話す。
ベタな話しで面倒ですが、上司にはウケること間違い無しですよ。
「文章要約や『一言で言うと』を通じて、まとめる能力を高める」