現代のビジネスシーンでは、PCやモバイルを使ったメールでのコミュニケーションは避けて通れません。
したがって管理職が受け取るメールは、年を追う毎に増えています。
一日に、100通を超えるメールをこなす上司の中には、「原則的に、ccで届くものは読まない。本文にいても最初の数行しか力を入れて読まない。」このような人もいます。
では、どのようにすれば、上司に読み飛ばされないですむのでしょう?
基本は、「依頼事項は最初の5行目ぐらいまでに納期も含めて書く」ことが肝心のようです。
また、大量のメールから、いかに自分のメールを早く読んでもらうかも工夫しないと、後回しにされてしまいます。
こちらについては、件名に固有名詞を入れる方法が既に一般的となっています。
その他、件名の工夫に関しては【重要】のように、【】などの記号使うのも、上司の目に留まり易い工夫の一つです。
例えば、
【ご依頼】山田商事様の資料、8月20日までにお願いします。
【ご報告】山田商事様入金の件、午前中に入りました。
などです。
このように、重要なことを記号等で目立たせ、件名に言いたいことを入れてしまうと効果が絶大です。
社外向けには、形式を配慮することが大切ですが、上司向けのメールなら実験も許されるので、あらゆる「目立たせ術」をトライアルすることもいいかもしれませんね。
それが、コミュニケーション力の感性を磨くことにつながると思います。
「件名には固有名詞を、記号は意図を持って利用する。」
「依頼など重要事項は、5行目までに記載し、読み飛ばしを防ぐ。」